Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Wstęp

Pracownicy bardzo często dodają zgłoszenia w systemie Helpdesk bezpośrednio przy wykorzystaniu wiadomości e-mail.

Jeżeli pracownik posiada konto w systemie Helpdesk z uzupełnionym adresem mailowym system potrafi rozpoznać konto na podstawie adresu mailowego i na tej podstawie tworzy zgłoszenie.

Mechanizm automatycznego tworzenia kont aktywowany jest w przypadku gdy pracownik zakładający zgłoszenie nie posiada konta w system Helpdesk. W takim przypadku Helpdesk dodaje nowe konto na podstawie adresu mailowego z którego zgłoszenie pochodzi i wiąże utworzone konto ze zgłoszeniem (ustawia adres mailowy w polu Zgłaszający).

Tworzenie kont

Tworzenie konta użytkownika w systemie odbywa się na podstawie adresu mailowego z którego zgłoszenie pochodzi. System utworzy nowe konto w systemie, w którym loginem będzie adres e-mail. Nowy użytkownik będzie dopisany do domyślnej grupy wskazanej w konfiguracji serwera POP3 albo IMAP. W tym celu należy przejść do sekcji Administracja -> Ustawienia poczty -> Serwer POP3 lub Serwer IMAP i w polu Utwórz w grupie wybrać nazwę grupy do której będzie dodany użytkownik:


Użytkownik na swój adres e-mail otrzyma wiadomość z linkiem do ustawienia hasła w systemie:

W celu ustalenia nowego hasła proszę wejść na stronę:
http://qdesk.log/PasswordRequest/Index/a6702824-1e77-4adc-b735-26a1cf9f4d7c

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
Wiadomość została wygenerowana automatycznie z systemu QDesk.

Po kliknięciu w link użytkownik przeniesiony zostanie do strony na której ustawić należy hasło:

Po ustawieniu hasła użytkownik i kliknięciu Zapisz użytkownik może korzystać z aplikacji przez przeglądarkę logując się na swoje dane

Mechanizm tworzenia użytkowników zadziała nie tylko przy tworzeniu zgłoszenia, ale także dla komentarzy/notatek/bazy wiedzy.

Blokowanie adresów mailowych

Na potrzeby blokowania zgłoszeń od niechcianych osób, np. bootów oraz spamerów w systemie Helpdesk wprowadzona została funkcja blokowania zgłaszającego za którą odpowiedzialni są operatorzy systemu.

Włączenie w konfiguracji opcji tworzenia kont użytkowników z wysłanej wiadomości e-mail, spowoduje aktywowanie przycisków akcji powodujących oznaczenie zgłoszenia jako niechcianego:

  • Zablokuj zgłaszającego - w przypadku wykonania tej akcji, osoba Zgłaszający będzie miała zablokowane konto w systemie Helpdesk. Jest to równoznaczne z tym, że ta osoba nie będzie mogła się zalogować, a jej wiadomości wysyłane do systemu Helpdesk będą ignorowane

  • Zablokuj zgłaszającego i usuń zgłoszenia - system wykona akcję analogiczną do tej jak w przypadku użycia akcji Zablokuj zgłaszającego, ponadto zgłoszenie zostanie usunięte z systemu


Widoczność przycisków blokujących zgłaszającego jest warunkowana dodatkowo posiadaniem przez grupę odpowiednich licencjonowanych uprawnień:

Zgłoszenia -> Blokuj niechcianych mejli - włączenie tego uprawnienia spowoduje aktywowanie przycisku Zablokuj zgłaszającego dla operatorów znajdujących się w tej grupie.

Zgłoszenia -> Usuwanie - dodatkowe uprawnienie potrzebne do wykonania akcji Zablokuj zgłaszające i usuń zgłoszenie.

Zgłoszenia od użytkowników systemowych

Nie można uznać zgłoszenia jako niechciane, którego zgłaszającym jest użytkownik systemowy lub domyślny administrator systemu.


Zablokować można tylko tych zgłaszających którzy zgłoszenie zakładali przez maila. Polem które jednoznacznie identyfikuje zgłoszenia zakładane drogą mailową jest pole Tryb zgłoszenia i musi być użyte podczas aktywowania Serwera POP3 lub IMAP:

Jeżeli zablokowany użytkownik spróbuje wykonać akcję za pośrednictwem wiadomości e-mail, taki fakt zostanie odnotowany w logach pod postacią ostrzeżenia.

Może wystąpić taki przypadek, w którym użytkownik zostanie utworzony, ale akcja nie zostanie wykonana z powodu braku odpowiednich uprawnień.

Użytkownik może zostać utworzony, ale nie zostanie przypisany do grupy ze względu na błąd (np. przekroczenie licencji lub usunięto grupę, itp.), wówczas w logach zostanie zapisane ostrzeżenie z odpowiednim komunikatem.


Status AKTUALNY

Dotyczy wersji: 2.x - 6.x

Poziom wiedzy ZAAWANSOWANY

Spis dokumentu

Powiązane

Found 10 search result(s) for e-mail.

Page: Szablony e-mail (LOG System)
Założenia Szablony wiadomości email dostępne są w miejscu instalacji systemu w katalogu ..\Helpdesk\MailTemplates. Opublikowane szablony można dowolnie modyfikować lub, na ich podstawie, tworzyć własne. W katalogu MailTemplates mogą się ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Wyślij powiadomienie e-mail (LOG System)
Wstęp Celem tej akcji jest możliwość wysłania dowolnej wiadomości email do wskazanych odbiorców na podstawie zdefiniowanego wcześniej wyzwalacza. Założenia W systemie, w perspektywie Konfiguracja umożliwiono zdefiniowanie serwera SMTP na potrzeby ...
Dec 27, 2018
Labels: konfiguracja, e-mail, automatyzacja, administrators, administracja
Page: Konfiguracja powiadomień e-mail (LOG System)
Założenia Funkcjonalność ta ma na celu powiadamianie użytkowników systemu Helpdesk o różnych zmianach związanych z wprowadzanymi w systemie zgłoszeniami (utworzenie zgłoszenia, zmiana statusu zgłoszenia, przypisanie zgłoszenia, rozwiązanie zgłoszenia, dodanie relacji ...
Dec 27, 2018
Labels: e-mail, powiadomienia, helpdesk
Page: Reguły odbioru wiadomości e-mail (LOG System)
... do bazy wiedzy one również zostaną tam dołączone. KbItemID Obsługa mail które nie posiadają tematu. Jeśli wystąpi taka sytuacja to system doda ...
Dec 27, 2018
Labels: e-mail, poczta, użytkownicy, helpdesk
Page: Wysyłanie komentarzy/notatek na zewnętrzny adres e-mail (LOG System)
Wstęp Bardzo często zachodzi potrzeba ewidencjonowania w systemie Helpdesk całej komunikacji z osobami zaangażowanymi w dany proces/zgłoszenie, niekoniecznie takimi którzy posiadają konta w systemie Helpdesk. Funkcja w systemie pozwala ...
Jan 02, 2019
Labels: notatki, workflow, do_aktualizacji, komentarze, helpdesk
Page: Konfiguracja serwera SMTP (LOG System)
Założenia Aby umożliwić danej akcji https://dokumentacja.logsystem.pl/pages/viewpage.action?pageId=35586633 wysyłkę wiadomości email konieczne jest wprowadzenie do konfiguracji LOG System danych dla serwera SMTP poprzez który tą wysyłkę będziemy realizować. W celu wprowadzenia konfiguracji ...
Dec 27, 2018
Labels: smtp, e-mail, administrators, administracja
Page: Wykonanie raportu z wysłaniem go na maila (LOG System)
Wstęp Dokument opisuje sposób konfiguracji mechanizmu Automatyzacji programu LOG System w celu uzyskania możliwości automatycznego generowania raportów oraz ich wysyłania na wskazane adresy email. W celu uzyskania założonego efektu należy ...
Dec 27, 2018
Labels: raport, e-mail, automatyzacja, administrators, administracja
Page: Serwer IMAP (LOG System)
Dodawanie serwera IMAP W celu włączenia oraz konfiguracji serwera IMAP należy przejść do perspektywy Administracja > Ustawienia poczty –> Serwer IMAP: 20181211 080834Window.png Dodawanie serwera IMAP Przyciskiem Dodaj podnosimy okno konfiguracji nowego ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Serwer POP3 (LOG System)
Dodawanie serwera POP3 W celu włączenia oraz konfiguracji serwera POP3 należy przejść do perspektywy Administracja > Ustawienia poczty –> Serwer POP3: 20181211 083815Window.png Przyciskiem Dodaj podnosimy okno konfiguracji nowego serwera POP3 gdzie ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Konfiguracja serwera SMTP, POP3 i IMAP (LOG System)
Założenia W celu aktywacji poszczególnych konfiguracji należy przejść do Administracja > Ustawienia poczty –> Konfiguracja i zaznaczyć odpowiednie opcje. Podstawowa konfiguracja poczty SMTP wysłanie poczty Dostęp do konfiguracji SMTP: Administracja > Ustawienia poczty ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, powiadomienia