Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Informacje ogólne

Po aktywowaniu w konfiguracji funkcji odbierania wiadomości, aplikacja Helpdesk będzie cały czas w tle monitorować skrzynkę pocztową na serwerze wskazaną w konfiguracji Serwer POP3/IMAP.

Każda nowa wiadomość zostanie "przepuszczona" przez zdefiniowany tutaj zbiór reguł w postaci kolejnych wierszy:

Jeżeli <jakiś element wiadomości> <spełnia jakiś warunek>, wtedy wykonaj <jakąś akcję>.

Reguły są przetwarzane w takiej kolejności, jak je tutaj wprowadzono - od góry do dołu.
Gdy system napotka na regułę ze spełnionym warunkiem, wykonuje skojarzoną z nim akcję. Po wykonaniu danej akcji system może zakończyć przetwarzanie danej wiadomości lub kontynuować analizę kolejnych reguł.

Dodawanie, Edycja i Usuwanie reguł

Aby dodać, wyedytować lub usunąć regułę należy przejść do Administracja --> Ustawienia poczty --> Reguły, a następnie wybrać jeden z przycisków dostępnych po prawej stronie ekranu:

W przypadku Edycji bądź Dodawania nowej reguły otrzymamy wiersz do wprowadzenia konfiguracji:

Po kliknięciu OK reguła zostanie zapisana.

W celu Usunięcia danej reguły należy odpowiednio kliknąć Usuń - zostanie wyświetlone pytanie:

Po zatwierdzeniu dana reguła zostanie usunięta.

Dostępne elementy dla reguł

Element

Opis

żadne z powyższych

Reguła "zawsze spełniona", dla której nie podajemy żadnych dalszych parametrów.
Zwykle definiowana na końcu - obsługując maile, które nie trafiły do żadnej z wcześniejszych akcji.

e-mail źródłowy

Adres e-mail z pola "From" nagłówka odebranej wiadomości.

e-mail docelowy

Adresat wiadomości - ew. pierwszy z listy, jeśli będzie ich więcej.

temat wiadomości

Zawartość pola "Subject" nagłówka wiadomości.

wiersz treści

Dowolny wiersz w treści wiadomości.
System czyta tekst zawarty w części HTML maila, chyba że tego brak - wtedy bezpośrednio z części "plain-text".

pierwszy wiersz treści

Pierwszy wiersz w treści wiadomości.

ostatni wiersz treści

Ostatni wiersz w treści wiadomości.

temat lub treść

Wiersz tematu lub dowolny wiersz treści wiadomości.

Dostępne warunki dla wprowadzanych wartości

Jeśli zaznaczymy pole "nie", wtedy odwracamy warunek - akcja się wykona, gdy "warunek" nie jest spełniony.

warunek

opis

jest równy

Wskazany e-mail/temat/wiersz treści jest równy  podanej obok "wartości".

zawiera

Wskazany e-mail/temat/wiersz zawiera w sobie  tekst podany w polu "wartość".

zaczyna się od

 Początek e-maila/tematu/wiersza odpowiada tekstowi w polu "wartość".

kończy się na

 Koniec e-maila/tematu/wiersza odpowiada tekstowi w polu "wartość".

spełnia wyr. reg.

Wskazany e-mail/temat/treść spełnia wyrażenie regularne podane w polu "wartość".

 

Dla tak określonych warunków możemy w polu wartość podać dowolny fragment tekstu/znacznik, którego wystąpienie (lub nie) w danym elemencie wiadomości ma spowodować uruchomienie podanej obok akcji.

W zależności od akcji, tekst ten może zawierać dodatkowe zmienne, oznaczone w najprostszej postaci znakiem "?", ewentualnie wraz z nazwą w postaci "?<NazwaZmiennej>".
W przypadku korzystania z opcji warunku wyrażenie regularne zmienne należy oznaczać w postaci: "(\w+)" lub "(?<NazwaZmiennej>\w+)".

Działanie ww. "zmiennych" polega na tym, że podczas dopasowywania "wartości" do danego "elementu" w miejscu określonym daną zmienną może w e-mailu wystąpić dowolny ciąg znaków (w ogólności: cyfry, litery, bez znaków specjalnych i odstępów). Ten ciąg znaków zostanie potem przekazany do wskazanej akcji, jako jej kolejny argument. I tak np. dla akcji "Dodaj komentarz do zgłoszenia" będzie to podawany w mailu identyfikator zgłoszenia, do którego dany komentarz ma trafić:

Dostępne akcje dla reguł

(gwiazdka) - Akcje oznaczone gwiazdką to takie, które realizują jakieś czynności "dodatkowe", a po ich wykonaniu przetwarzanie danego maila jest kontynuowane (analizowane są kolejne reguły z listy). Pozostałe, bez gwiazdki to akcje "końcowe", po których wykonaniu przetwarzanie danego maila jest zakańczane.

Akcja

Opis

Zmienne

Powiadom administratora (gwiazdka)

Przesyła dodatkowe powiadomienie o odebraniu wiadomości na adres administratora systemu zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.

-

Usuń wiadomość

Kończy przetwarzanie danej wiadomości i usuwa ją z serwera niezależnie od opcji "Usuwaj z serwera po odczytaniu w podstawowej konfiguracji poczty.

-

Pomiń wiadomość

Kończy przetwarzanie danej wiadomości, ale pozostawia ją na serwerze niezależnie od opcji "Usuwaj z serwera po odczytaniu w podstawowej konfiguracji poczty.

-

Usuń wiersz (gwiazdka)

Dostępne tylko dla elementów: "wiersz treści", "pierwszy wiersz treści", "ostatni wiersz treści".
Usuwa w całości każdy  wiersz, dla którego spełniony został zdefiniowany obok warunek.

-

Usuń do tego wiersza (gwiazdka)

Dostępne tylko dla elementu: "wiersz treści".
Usuwa większy fragment treści - od początku do danego wiersza włącznie  (ostatniego z nich, jeśli takich pasujących wierszy będzie więcej).

-

Usuń od tego wiersza (gwiazdka)

Dostępne tylko dla elementu: "wiersz treści".
Usuwa większy fragment treści - od danego wiersza włącznie do końca wiadomości (od pierwszego wystąpienia, jeśli pasujących wierszy jest więcej).

-

Dodaj zgłoszenie

Umożliwia utworzenie nowego zgłoszenia na podstawie odebranej wiadomości.
Jako autor (zgłaszający) przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień na dodawanie zgłoszeń z e-maila wiadomość zostanie odrzucona.
Temat zgłoszenia wynika wprost z tematu maila natomiast Treść zgłoszenia, z treści maila.
Dodatkowo ustawiane są dwa pola wg podstawowej konfiguracji poczty:
- "Status" - wskazanie na "początkowy" status zgłoszenia wg zdefiniowanego w systemie workflow
- "Tryb zgłoszenia" - wartość słownikowa
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do zgłoszenia - one również zostaną dodane do tego zgłoszenia.

-

Dodaj wpis bazy wiedzy

Stworzenie nowego wpisu bazy wiedzy na podstawie odebranej wiadomości.
Jako autor przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie Reguły odbioru wiadomości e-mail "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień na dodawanie wpisów do bazy wiedzy z e-maila - wiadomość zostanie odrzucona.
Temat wpisu wynika wprost z tematu maila natomiast Treść, z treści maila. Dodatkowo ustawiane jest pole "Status" - wg podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do bazy wiedzy - one również zostaną tam umieszczone.

-

Dodaj komentarz do zgłoszenia

Dopisanie komentarza w istniejącym zgłoszeniu, wskazanym przez zmienną "IssueId" na podstawie treści danego e-maila.
Jako autor komentarza przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień dodawania komentarza z e-maila - wiadomość zostanie odrzucona.
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do zgłoszenia - one również zostaną dodane do tego zgłoszenia.

IssueID

Dodaj komentarz do zgłoszenia i zmień status zgłoszenia


Dopisanie komentarza w istniejącym zgłoszeniu, wskazanym przez zmienną "IssueId" na podstawie treści danego e-maila i zmiana statusu zgłoszenia na wskazany w pliku issues.xml funkcja Zmiana statusów zgłoszenia przy dodawaniu komentarza z maila.
Jako autor komentarza przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień dodawania komentarza z e-maila - wiadomość zostanie odrzucona.
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do zgłoszenia - one również zostaną dodane do tego zgłoszenia.
IssueID

Dodaj notatkę do zgłoszenia

Dopisanie notatki w istniejącym zgłoszeniu, wskazanym przez zmienną "IssueId" na podstawie treści danego e-maila.
Jako autor notatki przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień dodawania notatki z maila - wiadomość zostanie odrzucona.
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do zgłoszenia - one również zostaną dodane do tego zgłoszenia.

IssueID

Dodaj notatkę do bazy wiedzy

Dopisanie notatki w istniejącym wpisie bazy wiedzy, wskazanym przez zmienną "KbItemId" na podstawie treści danego e-maila.
Jako autor notatki przypisywany jest rozpoznany nadawca maila, ewentualnie "Domyślny użytkownik" zdefiniowany w podstawowej konfiguracji poczty.
Jeśli dany użytkownik nie ma uprawnień dodawania notatki z maila - wiadomość zostanie odrzucona.
Jeśli w mailu są załączniki, a dany użytkownik ma uprawnienia wstawiania załączników do bazy wiedzy - one również zostaną tam dołączone.

KbItemID

Obsługa pustych tematów z maila

Obsługa mail które nie posiadają tematu. Jeśli wystąpi taka sytuacja to system doda zgłoszenie, przy czym temat będzie miał poniższą budowę (w zależności od wersji językowej):

  • PL: "Zgłoszenie od [majl nadawcy]"
  • EN: "Issue from [majl nadawcy]"


Status AKTUALNY

Dotyczy wersji: 2.x - 6.x

Poziom wiedzy ZAAWANSOWANY

Spis dokumentu

Powiązane

Found 10 search result(s) for e-mail.

Page: Szablony e-mail (LOG System)
Założenia Szablony wiadomości email dostępne są w miejscu instalacji systemu w katalogu ..\Helpdesk\MailTemplates. Opublikowane szablony można dowolnie modyfikować lub, na ich podstawie, tworzyć własne. W katalogu MailTemplates mogą się ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Wyślij powiadomienie e-mail (LOG System)
Wstęp Celem tej akcji jest możliwość wysłania dowolnej wiadomości email do wskazanych odbiorców na podstawie zdefiniowanego wcześniej wyzwalacza. Założenia W systemie, w perspektywie Konfiguracja umożliwiono zdefiniowanie serwera SMTP na potrzeby ...
Dec 27, 2018
Labels: konfiguracja, e-mail, automatyzacja, administrators, administracja
Page: Konfiguracja powiadomień e-mail (LOG System)
Założenia Funkcjonalność ta ma na celu powiadamianie użytkowników systemu Helpdesk o różnych zmianach związanych z wprowadzanymi w systemie zgłoszeniami (utworzenie zgłoszenia, zmiana statusu zgłoszenia, przypisanie zgłoszenia, rozwiązanie zgłoszenia, dodanie relacji ...
Dec 27, 2018
Labels: e-mail, powiadomienia, helpdesk
Page: Automatyczne tworzenie kont użytkowników z wiadomości e-mail (LOG System)
Wstęp Pracownicy bardzo często dodają zgłoszenia w systemie Helpdesk bezpośrednio przy wykorzystaniu wiadomości email. Jeżeli pracownik posiada konto w systemie Helpdesk z uzupełnionym adresem mailowym system potrafi rozpoznać konto na ...
Dec 27, 2018
Labels: e-mail, użytkownicy
Page: Wysyłanie komentarzy/notatek na zewnętrzny adres e-mail (LOG System)
Wstęp Bardzo często zachodzi potrzeba ewidencjonowania w systemie Helpdesk całej komunikacji z osobami zaangażowanymi w dany proces/zgłoszenie, niekoniecznie takimi którzy posiadają konta w systemie Helpdesk. Funkcja w systemie pozwala ...
Jan 02, 2019
Labels: notatki, workflow, do_aktualizacji, komentarze, helpdesk
Page: Konfiguracja serwera SMTP (LOG System)
Założenia Aby umożliwić danej akcji https://dokumentacja.logsystem.pl/pages/viewpage.action?pageId=35586633 wysyłkę wiadomości email konieczne jest wprowadzenie do konfiguracji LOG System danych dla serwera SMTP poprzez który tą wysyłkę będziemy realizować. W celu wprowadzenia konfiguracji ...
Dec 27, 2018
Labels: smtp, e-mail, administrators, administracja
Page: Wykonanie raportu z wysłaniem go na maila (LOG System)
Wstęp Dokument opisuje sposób konfiguracji mechanizmu Automatyzacji programu LOG System w celu uzyskania możliwości automatycznego generowania raportów oraz ich wysyłania na wskazane adresy email. W celu uzyskania założonego efektu należy ...
Dec 27, 2018
Labels: raport, e-mail, automatyzacja, administrators, administracja
Page: Serwer IMAP (LOG System)
Dodawanie serwera IMAP W celu włączenia oraz konfiguracji serwera IMAP należy przejść do perspektywy Administracja > Ustawienia poczty –> Serwer IMAP: 20181211 080834Window.png Dodawanie serwera IMAP Przyciskiem Dodaj podnosimy okno konfiguracji nowego ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Serwer POP3 (LOG System)
Dodawanie serwera POP3 W celu włączenia oraz konfiguracji serwera POP3 należy przejść do perspektywy Administracja > Ustawienia poczty –> Serwer POP3: 20181211 083815Window.png Przyciskiem Dodaj podnosimy okno konfiguracji nowego serwera POP3 gdzie ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, helpdesk
Page: Konfiguracja serwera SMTP, POP3 i IMAP (LOG System)
Założenia W celu aktywacji poszczególnych konfiguracji należy przejść do Administracja > Ustawienia poczty –> Konfiguracja i zaznaczyć odpowiednie opcje. Podstawowa konfiguracja poczty SMTP wysłanie poczty Dostęp do konfiguracji SMTP: Administracja > Ustawienia poczty ...
Dec 27, 2018
Labels: serwer, e-mail, poczta, powiadomienia